Tras nuestro artículo de la previsible forma de proceder con el nuevo modelo de constitución de sociedad (DF 10ª Ley 14/2013) y a efectos prácticos desde el sistema informático de la Notaría le ofrecemos unas pinceladas de actuación para ir concretando ya que no hay mucha información al respecto ni ventanilla a la que recurrir.
¿Qué es un fichero XML, XSD o EFE?
Un fichero XML es un sencillo documento que entre marcas de y para cada dato, que almacena en su interior información y así poder transmitirla etiquetada por la red. Por ejemplo, el famoso índice de SIGNO es un sencillo fichero XML con los datos de los documentos notariales (ej: <nºprotocolo> 1.211 ).
Un fichero XSD es un fichero de definición de estructura que necesitan los programadores para generar el fichero XML.
Un fichero EFE (Escritura de Formato Estándar) es una estructura de XML que contiene internamente la misma información que el documento escrito y documentación embebida necesaria para autorizar el acto, de forma que los sistemas pueden analizar y memorizar la información del documento codificada.
El fichero EFE de constitución contiene varios ficheros PDF codificados como la “certificación del Registro Mercantil Central”, “certificado de aportación en la entidad depositaria”, “certificado de inversión extranjera en sociedades no cotizadas” si existiera y cualquier otro fichero PDF que acompañe a la constitución.
¿Qué sociedades se deben de constituir con el nuevo formato EFE (Escritura de Formato Estandarizado)?
Aquellas que se reciban directamente de CIRCE y en las que previamente un PAE (Punto de Atención al Emprendedor) se habrá encargado de rellenar todos los datos necesarios para la constitución de la sociedad y algunos más que le servirán para otros trámites administrativos, más en el DUE (Documento Único Electrónico).
¿Cuál es la situación actual (16/09/15) real de los procedimientos y organismos que interactúan?
CIRCE no provee aún la utilidad para la introducción de los estatutos tipo, aunque en cualquier momento se espera su disponibilidad. Es necesario para obtener la información sobre los datos de estatutos como duración del cargo del administrador, tipo de retribución, fecha del cierre contable anual, actividad principal y secundarias de la sociedad.
El Ministerio de Justicia ha suministrado el diseño XSD de la Escritura de Formato Estandarizado (actualizado 28/09/2015), se encuentra disponible desde hoy en el Ministerio de Justicia, si bien para poder probarlo hemos tenido que realizar algunos retoques manuales que estamos seguros que serán subsanados en fechas próximas, incluso nos atrevemos a pronosticar una ampliación de contenido del mismo.
Los Registros Mercantiles no admiten sociedades exprés (incluso las que se empezaron antes del 09/09) si no van acompañadas de los estatutos tipo, aunque no especifican de cómo hacerles llegar dichos estatutos. Nos remiten directamente al BOE.
ANCERT no se pronunciado al respecto ni ha ofrecido información oficial alguna a Notarios ni a casas de informática.
¿Cuáles son las dos únicas posibles formas de funcionamiento?
A) El Notario accederá a CIRCE, cumplimentará todos los datos de los estatutos-tipo en caso de que no hayan sido previamente rellenados por un PAE o el propio cliente. Desde CIRCE/SIGNO, tras la lectura de los datos de los estatutos-tipo y cumplimentando un formulario con datos adicionales (casi todos ya incluidos en el DUE) se generará en una plataforma específica el formato EFE para su manipulación (solo es posible elegir entre opciones predefinidas) y una vez validado, generará un texto que trasladamos a nuestro documento de Word, imprimimos y autorizamos. Un sistema similar al de la “jura de nacionalidad”. Desde esa misma plataforma se reenviará el fichero EFE al CIRCE o al Registro Mercantil según exista o no DUE previo, adjuntando el Notario una copia simple electrónica para su disponibilidad en el PAE. En la propia Notaría se rellenaría el protocolo para su envío al SIGNO (existe posibilidad de lectura de datos desde el propio EFE si se encontrara disponible).
B) El Notario extrae con NOTIN los datos del DUE (si se utiliza) y del XML que contiene los estatutos-tipo, que recibe a través del sistema de tramitación telemática del CIRCE, creándose un el asunto de trabajo, los datos de los socios y estatutos se incluirán en la base de datos, confeccionándose un documento de Word. Una vez modificado el documento (solo es posible elegir entre opciones predefinidas), impreso y autorizado, NOTIN generará el fichero EFE que se deberá de enviar debidamente firmado con el certificado de firma electrónica al Registro Mercantil o a través del CIRCE (en el caso de que exista DUE). Como se pone a disposición de los socios una copia simple electrónica de constitución en el PAE, entendemos que deberá de enviar el Notario por el mismo medio. Se debe de seguir enviando el protocolo al índice de SIGNO con normalidad.
El procedimiento A) en principio sencillo para el Notario puede obligar (según su diseño) a perder un tiempo excesivo de mecanización de datos con el cliente delante y en horario punta de la Notaría, por lo que sus reducidos honorarios rara vez compensarían el esfuerzo realizado. Adicionalmente se deberían de mecanizar los datos en la propia Notaría como si de cualquier otro documento Notarial se tratara.
El procedimiento B), en el que nos encontramos trabajando actualmente, si los estatutos-tipo están realizados y recibimos un DUE completo, generar el documento, modificarlo, imprimirlo y enviar el fichero EFE no debe debería de llevar más de diez minutos y una sociedad que ve la vida en nuestra Notaría es muy probable que vuelva a visitarla en el futuro.
Realmente podrían coexistir los dos tipos de procedimientos y no tenemos información para poder concluir algo más.
¿Qué futuro le espera al documento EFE?
Si bien la operativa no parece que se esté realizando adecuadamente en tiempo y forma, la estructura EFE de la constitución de la sociedad permite una lectura electrónica segura de los datos significativos del documento por parte de CIRCE, Registradores de la Propiedad, o cualquier otro organismo público que reciba el fichero debidamente firmado electrónicamente, lo que supone un gran avance cualitativo y cuantitativo en la comunicación entre organismos. Por lo que el siguiente paso será exigir que todas las constituciones de sociedad, lleven o no estatutos-tipo, se adapten a este modelo estandarizado de escritura para su inmediata lectura por los sistemas informáticos y a partir de ahí ampliar el formato a cualquier otro documento del que se deba de extraer información normalizada para continuar con otros trámites administrativos. Realmente esta es la única tipología que permite cumplir con los exigentes requisitos temporales previstos por la ley.
Nuestro alegato:
La informática de cada Notaría y la gestión tecnológica del Notariado deben de ir siempre de la mano, por eso creemos necesario un replanteamiento serio del papel que desarrolla ANCERT rogando una vuelta a las raíces originales para la que fue concebida la agencia, que realmente NOS GUÍE, que AÚNE A TODOS los interlocutores y que LIDERE OFICIALMENTE el nuevo desarrollo tecnológico que se YA se está produciendo convirtiendo al Notariado en el HUB por el que deba de pasar cualquier información que reciba/envíe una Notaría para no convertirnos en meros receptores que esperan y esperan información para poder sumarse a un proyecto como el caso que nos ocupa.
La tecnología avanza muy rápido, tanto que ahora, un niño de cuatro años puede hacer cosas extraordinarias con un Smartphone, pero el truco no está tanto en el rápido desarrollo intelectual de la especie, como en el excelente trabajo realizado por los técnicos e ingenieros que lo han diseñado y fabricado.
El equipo de Notin.es
