Ya pasó el tiempo en que bastaban unos pocos papeles que sobre la marcha nos aportaban los clientes para preparar una escritura, imprimiendo acto seguido una factura única. Para la llevanza de una Notaría era preciso poco más: periódicamente, siempre en papel, se sacaban algunos informes trimestrales para administraciones, un listado de facturas anuales, los índices del colegio, y otro anual alfabético para incorporar al protocolo.

Hoy todo evoluciona vertiginosamente, literalmente día a día, cuesta a veces apreciarlo. Esta nueva realidad nos incita/obliga a adaptar nuestras forma de trabajar y hasta la estructura de nuestro despacho.

La Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019 contempla, a más tardar el 1 de agosto de 2021, una masiva constitución en línea de sociedades, apoyada en unos medios de identificación electrónica. Para entonces, poco antes o después, previsiblemente la matriz electrónica será una realidad; y el peso de la escritura se habrá desplazado del papel al índice (algo parecido a lo que actualmente ya ocurre con el modelo 100 -la Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas-).

La autorización de un documento, vista desde el punto de vista notarial, implica un proceso global que opera en forma de estrella. El Notario acopia información de diversas fuentes y, una vez aportado su plusvalor, la reenvía a quien corresponde. Todo electrónicamente. Así pues, al Notario incumbe no solo la recogida de datos de diversa procedencia sino su tratamiento profesionalizado, siendo el caso su corroboración.

En su labor, al Notario se le exige la diligencia “más exquisita”, en expresión de la Sentencia 547/2017, de 19 de diciembre, de la Sección 8ª de la Audiencia Provincial de Madrid: “su responsabilidad no se agota con la observancia de las prescripciones legales y reglamentarias, imponiéndoles la adopción de todas las precauciones que la prudencia determine”. Nuestra negligencia o mera pasividad a la hora de desempeñar nuestras -crecientes- labores (STI, modelo AEAT 198, Blanqueo) pueden generarnos responsabilidad.

El EXPEDIENTE NOTARIAL es el culmen de la invisible transformación que está sufriendo la profesión en los últimos tiempos (expedientes marítimos y mercantiles, consignación notarial, LCCI, declaración de herederos, subastas extrajudiciales, etc). Una sucesión de previsibles actuaciones da lugar a manejar múltiples variables (la que más, el tiempo). Si aplicamos el test del QUIÉN, CÓMO Y CUANDO probablemente encontremos debilidades en su encadenamiento dentro de nuestro despacho, por no estar adecuadamente preparados para este nuevo reto.

Los procesos actuales de la Notaría deben ser sometidos a un nuevo tipo de sistema de gestión de calidad que establezca patrones para cada tipo de documento/expediente y analice que las tareas se han realizado adecuadamente en tiempo y forma.

Deberíamos adaptar la estructura actual de la Notaría, a la vista de las nuevas obligaciones y responsabilidades subyacentes que se han ido añadiendo a la actividad, para repartir el trabajo de una manera más equitativa y eficaz. “A un dato, una sola entrada”: Hay que evitar parcelas de trabajo estancas (funcionalmente independientes), para que fluya la información y sea compartida por todos los miembros del equipo con el formato correspondiente. Un procedimiento optimizado puede requerir una redistribución de responsabilidades y tareas en el despacho para balancear la carga de trabajo adaptándola a los nuevas necesidades.

Otra gran evolución silenciosa es la DIGITALIZACIÓN de la Notaría, que ha relegado el papel únicamente a la matriz y cada vez a menos copias. La forma en la que recibimos la documentación, almacenamos, elaboramos, enviamos y oficialmente la comunicamos nos obliga a una transformación inteligente a un NUEVO ENTORNO DE TRABAJO. En este nuevo orden, hay que ordenar digitalmente la información para su posterior consulta, usar su texto, realizar OCR, parsearla, manipularla, imprimirla y enviarla. Hay que crear una única ENTIDAD DE INFORMACIÓN (anexa al propio documento) que permita una visión global de la operación a cualquier usuario y que, sobre todo, le ahorre pérdida de tiempo en su localización y a la hora de transformar la información entre sus distintos formatos (papel, documento, imagen, PDF, email, XML) que se ha convertido en la realidad del trabajo en la Notaría.

Debemos disponer de un sistema que recopile unilateralmente toda la información necesaria para la elaboración del documento y la ponga a disposición del oficial, que sea capaz de comprobar técnicamente la información según parámetros claramente definibles y que controle el flujo de vida de cualquier expediente acorde al patrón definido controlando siempre la temporalidad de los hitos.